הקדמה: למה חשוב לדבר?
היי לכולם! בטח הייתם פעם באירוע כיפי, כמו מסיבת יום הולדת, חתונה של קרובי משפחה, או אפילו ארוחה חגיגית בחג. בארוחות כאלה, לרוב יש מישהו שמכין את כל האוכל ומסדר את הכל – קייטרינג! קייטרינג זה כמו צוות של קוסמים שמגיע והופך מקום רגיל למקום מיוחד עם אוכל טעים וכלים יפים.
אבל מה קורה אם משהו לא היה בדיוק כמו שקיוויתם? או אם משהו היה ממש, אבל ממש מושלם? איך מספרים לקייטרינג על החוויה שלכם? לא תמיד קל לדעת איך להגיד מה שאתם חושבים או מרגישים, במיוחד אם משהו קצת פחות טוב. כאן נכנס לתמונה "פידבק בונה". פידבק בונה זה כמו מתנה שאתם נותנים לקייטרינג – מתנה שעוזרת להם להשתפר ולהיות טובים עוד יותר באירועים הבאים.
במאמר הזה נלמד ביחד איך לתת פידבק כזה, בצורה חכמה, אדיבה ומועילה. כי הרי כולם רוצים אירועים מוצלחים וטעימים, נכון? בואו נתחיל!
מה זה פידבק בונה ולמה הוא חשוב?
דמיינו שאתם בונים מגדל מלגו. אם חבר אומר לכם "המגדל שלך לא יפה", זה לא כל כך עוזר, נכון? אבל אם הוא אומר "המגדל שלך גבוה ומרשים, אבל אולי כדאי לשים את הלבנה האדומה דווקא למעלה כדי שלא יתנדנד?", זה כבר עוזר לכם להבין איך לשפר את המגדל. זה בדיוק ההבדל בין ביקורת רגילה לפידבק בונה.
פידבק בונה הוא כשאנחנו מספרים למישהו מה אנחנו חושבים על מה שהוא עשה, אבל לא סתם בשביל להתלונן. המטרה היא לעזור לו להשתפר. אנחנו מציינים דברים ספציפיים, מסבירים למה משהו הרגיש לנו כך, ואפילו מציעים רעיונות לשיפור. לקייטרינג, פידבק כזה הוא אוצר. הוא עוזר להם ללמוד, לצמוח, ולספק שירות טוב יותר לכל הלקוחות שלהם, כולל לכם באירועים הבאים.
כאשר אתם בוחרים קייטרינג לאירוע שלכם, אתם סומכים עליהם שיספקו חוויה בלתי נשכחת. אם משהו לא היה כמצופה, או לחלופין, היה מעבר לכל ציפייה, חשוב לשתף זאת. זה עוזר להם להבין מה עובד טוב ומה אפשר לשפר, כך שבפעם הבאה שמישהו יזמין קייטרינג לראש השנה או קייטרינג לסוכות, החוויה תהיה טובה אפילו יותר.
מהם התחומים שאפשר לתת עליהם פידבק?
קייטרינג זה לא רק אוכל. זה מכלול שלם של דברים. הנה כמה תחומים חשובים שבהם אפשר לתת פידבק:
- האוכל: הטעם, הטריות, הטמפרטורה (האם האוכל החם היה חם מספיק?), הגודל של המנות.
- ההגשה והעיצוב: איך האוכל נראה על השולחן, האם הכלים היו נקיים ומסודרים יפה, האם העיצוב התאים לנושא האירוע.
- השירות: איך הצוות התייחס לאורחים, האם הם היו אדיבים, מהירים ויעילים.
- התקשורת: האם הקייטרינג ענה לכם על שאלות בזמן, האם היה קל לתכנן איתם את האירוע, האם הם הבינו את הבקשות שלכם.
- הניקיון והסדר: האם השולחנות היו מסודרים לפני האירוע, והאם ניקו את הכל יפה בסופו.
איך נותנים פידבק בונה? צעד אחר צעד
1. תארו את המצב בצורה ברורה
במקום לומר "האוכל היה לא משהו", נסו להיות יותר מפורטים. למשל, "הסלט קינואה היה טעים מאוד, אבל עוף הסויה הרגיש קצת יבש, והרוטב היה חסר טעם". כשאתם מפרטים, הקייטרינג יכול להבין בדיוק מה היה טוב ומה פחות.
דוגמאות:
- לא טוב: "הצוות לא היה נחמד."
- בונה: "כשהגענו, הרגשנו שהצוות קצת עסוק ולא כל כך שם לב לשאלות שלנו. הם אומנם עבדו מהר, אבל חיוך או קשר עין היו משפרים את ההרגשה."
2. התמקדו בעובדות, לא ברגשות חזקים
נסו לא להגיד דברים כמו "הייתי ממש כועס!". במקום זאת, תארו את מה שקרה ואיך זה השפיע עליכם. למשל, "כשהגיעו המנות העיקריות, האוכל היה פושר במקום חם, מה שקצת פגע בחוויה". כך אתם מציגים את הבעיה בצורה רגועה וממוקדת, בלי להאשים או לתקוף.
3. היו ספציפיים וציינו דוגמאות
ככל שתהיו יותר ממוקדים, כך הפידבק יהיה מועיל יותר. אם אתם מדברים על מנה מסוימת, ציינו אותה בשם. אם מדובר בשירות, תארו מצב ספציפי שקרה.
טבלה: דוגמאות לפידבק ספציפי ולא ספציפי
| פידבק לא ספציפי | פידבק ספציפי ובונה |
|---|---|
| "הקינוחים לא היו טעימים." | "עוגת השוקולד הייתה מצוינת, אבל הטירומיסו שבדרך כלל טעים לנו, היה עם יותר מדי שמנת ופחות מדי קפה." |
| "הם לא התארגנו טוב." | "היינו צריכים לחכות די הרבה זמן עד שהשולחנות היו ערוכים לגמרי. אולי בפעם הבאה כדאי להקצות יותר זמן או יותר עובדים לחלק הזה של ההכנה." |
4. הציעו פתרונות או שיפורים
החלק החשוב ביותר בפידבק בונה הוא להציע דרכים שבהן אפשר לשפר. זה מראה שאתם רוצים לעזור, ולא רק להתלונן. למשל: "אם הרוטב לעוף היה מוגש בנפרד, כל אחד היה יכול להוסיף כמה שהוא רוצה, וזה היה פותר את בעיית היובש."
5. תנו פידבק בזמן הנכון
נסו לתת את הפידבק כמה שיותר קרוב לאירוע. ככל שהזיכרון טרי יותר, כך הפרטים יהיו מדויקים יותר. אם אתם מחכים שבועות או חודשים, פרטים חשובים יכולים להיעלם.
6. אל תשכחו את הדברים הטובים!
גם אם משהו לא היה מושלם, כמעט תמיד יש דברים שהיו טובים. התחילו את הפידבק בציון הדברים החיוביים. זה יוצר אווירה נעימה ומראה שאתם הוגנים. למשל, "רצינו לציין שהעיצוב של השולחנות היה פשוט מדהים! אהבנו מאוד את הפרחים ואת סידורי המפיות. יחד עם זאת, רצינו להתייחס למשהו קטן לגבי…"
דרכים למסור פידבק
אחרי שהבנתם מה להגיד ואיך, השאלה היא איך אומרים את זה? הנה כמה דרכים:
1. שיחת טלפון
לפעמים, שיחה אישית היא הדרך הטובה ביותר. היא מאפשרת לכם לשמוע את התגובה של הקייטרינג בזמן אמת, ולהסביר דברים בצורה ברורה יותר. זכרו להיות רגועים ואדיבים.
2. דואר אלקטרוני (מייל)
כתיבת מייל מאפשרת לכם לחשוב היטב על כל מילה ולנסח את הפידבק בצורה מסודרת ומפורטת. זה גם נשאר כתיעוד כתוב. ודאו שהמייל שלכם ברור, תמציתי ומכיל את כל הנקודות שאתם רוצים להעלות, בפורמט בונה.
3. פגישה אישית (אם מתאים)
לא תמיד צריך פגישה, אבל אם מדובר באירוע גדול או במורכבות שדורשת שיחה ארוכה ומעמיקה, פגישה פנים אל פנים יכולה להיות יעילה מאוד.
4. טופס משוב (אם הקייטרינג מציע)
חברות קייטרינג רבות מציעות טופסי משוב אונליין או פיזיים. זו דרך מצוינת למלא את הפידבק שלכם, כי הטופס כבר מנוסח בצורה שמכוונת לפידבק בונה. אם אתם רוצים לדעת איך לבחור קייטרינג לאירוע שלכם, ודאו שהוא מעוניין לקבל מכם משוב – זה סימן טוב לשירות מקצועי.
דוגמה לשיחה טלפונית / מייל של פידבק בונה
נניח שהזמנתם קייטרינג למסיבת יום הולדת. הנה איך תוכלו לנסח פידבק:
נושא: פידבק לגבי אירוע יום ההולדת בתאריך [תאריך האירוע]
תוכן:
שלום [שם איש הקשר בקייטרינג],
רצינו להודות לכם שוב על האירוע הנפלא שארגנתם ביום ההולדת של [שם חוגג/ת] ב-[תאריך]. האווירה הייתה נהדרת, והאורחים נהנו מאוד מהעיצוב היפה של השולחנות ומהשפע של המנות הראשונות. במיוחד אהבנו את הפסטה ברוטב פסטו – היא הייתה פשוט מושלמת! הצוות שלכם היה אדיב ויעיל, וזה מאוד עזר לנו להרגיש רגועים וליהנות מהחגיגה.
לצד הדברים המצוינים, רצינו לתת לכם גם כמה הערות קטנות שיכולות אולי לעזור לכם להשתפר בעתיד. שמנו לב שהבשר שהוגש כמנה עיקרית היה קצת קשה ללעיסה בחלק מהמנות. אולי בפעם הבאה כדאי לבדוק את מידת העשייה בצורה מדויקת יותר לפני ההגשה.
כמו כן, היה רגע שבו נגמרו כוסות השתייה הקלה, ולקח לצוות כמה דקות למלא אותן מחדש. אולי אפשר לדאוג למלאי גדול יותר מראש או להקצות איש צוות ייעודי שישים לב למלאים האלה באופן קבוע.
בסך הכל, היינו מאוד מרוצים מהשירות שלכם ומהאירוע המוצלח. אנחנו מקווים שהפידבק הזה יעזור לכם, ואנו מצפים לעבוד אתכם שוב בעתיד.
בברכה,
[שמכם]
היתרונות של מתן פידבק בונה (לכולם!)
כשאתם נותנים פידבק בונה, אתם בעצם עושים טובה גדולה לא רק לקייטרינג, אלא גם לעצמכם ולאנשים אחרים. הנה כמה יתרונות:
- הקייטרינג משתפר: הם לומדים מה עובד טוב ומה פחות, ויכולים לתקן ולשפר את השירות שלהם. זה עוזר להם לגדול ולהיות מובילים בתחום שלהם. חברת קייטרינג מקצועית כמו תמיד תשמח לקבל משוב.
- אירועים עתידיים טובים יותר: אם אתם תזמינו אותם שוב, יש סיכוי טוב שהם יזכרו את הפידבק שלכם וישפרו את הדברים שצוינו. כך האירוע הבא שלכם יהיה מושלם עוד יותר!
- עוזרים לאחרים: הפידבק שלכם עוזר לקייטרינג לספק שירות טוב יותר גם ללקוחות הבאים, ואולי גם לכם להבא כשתצטרכו לבחור קייטרינג לאירוע הבא שלכם.
- תקשורת טובה יותר: זה בונה קשר טוב ואמון בין הלקוח לקייטרינג. כשמדברים בצורה פתוחה וכנה, זה יוצר בסיס למערכת יחסים מקצועית חזקה.
טיפים אחרונים לפידבק מוצלח
- היו סבלניים: אל תצפו לתשובה מיידית. תנו לקייטרינג זמן לעכל את הפידבק שלכם ולהגיב.
- היו אדיבים: גם אם אתם מאוכזבים, שמרו על טון דיבור או כתיבה מכבד. כשאנחנו מדברים יפה, אנשים מקשיבים יותר.
- היו כנים: אל תפחדו לומר את האמת, כל עוד היא נאמרת בצורה בונה ומכבדת.
- זכרו את המטרה: המטרה היא שיפור, לא תלונה. זכרו זאת כשאתם מנסחים את הפידבק שלכם.
לסיכום
לדעת איך לתת פידבק בונה לקייטרינג זה כמו לדעת לנהל שיחה חשובה. זה עוזר לשפר דברים, לחזק קשרים, ולדאוג שכולם יהיו מרוצים יותר. זכרו, כשאתם משקיעים מחשבה בפידבק שלכם, אתם עוזרים לקייטרינג להמשיך לספק אירועים מושלמים, עם אוכל טעים ושירות מעולה. אז בפעם הבאה שתצאו מאירוע, חישבו לרגע: איך אתם יכולים לעזור לקייטרינג להיות טוב עוד יותר? התשובה נמצאת בפידבק בונה.
תודה שקראתם, ואנו מקווים שעכשיו אתם מרגישים בטוחים יותר לתת את הפידבק שלכם בדרך הטובה ביותר!