טיפים למשא ומתן עם חברת קייטרינג

טיפים לתכנון אירוע מוצלח עם חברת קייטרינג

הי! אתם מתכננים מסיבה או אירוע מיוחד? אולי יום הולדת גדול, אולי חג שאתם מארחים הרבה אנשים? אחד הדברים הכי כיפיים וגם הכי חשובים בתכנון הוא האוכל! כדי שהאורחים יהיו שמחים וכולם ייהנו מהחגיגה, חשוב שהאוכל יהיה טעים ומגוון, וגם שההגשה תהיה מסודרת ויפה.

כאן בדיוק נכנסת לתמונה חברת קייטרינג. חברת קייטרינג היא כמו צוות קסם של שפים ומארגנים שיכולים לדאוג לכל האוכל והשתייה באירוע שלכם. הם מכינים את המנות, לפעמים אפילו מביאים את הצלחות והכוסות, ואפילו יכולים לעזור בהגשה ובסידור.

אבל איך בוחרים את חברת הקייטרינג המתאימה? ואיך מדברים איתם כדי לוודא שהם מבינים בדיוק מה אתם רוצים וצריכים? זה כמו לנהל שיחה חשובה, כמו שאתם מדברים עם חברים או עם ההורים כדי לתכנן משהו גדול ביחד. השיחה הזו עם חברת הקייטרינג נקראת לפעמים "משא ומתן", וזה פשוט אומר שאתם מדברים איתם על כל הפרטים כדי להגיע להסכמה שמתאימה לשני הצדדים – לכם ולאירוע שלכם, ולחברת הקייטרינג.

במאמר הזה נדבר על טיפים שיעזרו לכם לדבר עם חברת קייטרינג בצורה הכי טובה ויעילה, כדי שהאירוע שלכם יהיה בדיוק כמו שחלמתם.

תוכלו לקרוא עוד על איך לבחור קייטרינג לאירוע שלכם כאן: איך לבחור קייטרינג לאירוע שלכם וגם איך לבחור קייטרינג לאירוע הבא שלכם.

לפני שמתחילים לדבר: הכנה מקדימה חשובה

לפני שאתם בכלל מתקשרים לחברת קייטרינג, כדאי לעשות שיעורי בית קטנים. זה יעזור לכם להבין מה בדיוק אתם צריכים וגם להראות לחברת הקייטרינג שאתם רציניים ומאורגנים. ככל שתגיעו מוכנים יותר, השיחה תהיה קלה ונעימה יותר, והם יוכלו לעזור לכם בצורה הכי טובה.

דעו את האירוע שלכם

הדבר הראשון הוא להבין היטב איזה סוג אירוע אתם מארגנים. זה כמו לתכנן יום טיול – אתם צריכים לדעת לאן הולכים, עם מי, ובאיזו שעה.

• איזה סוג אירוע זה? יום הולדת? מפגש משפחתי? ארוחת חג? אירוע קטן בבית? אירוע גדול במקום חיצוני?
• מתי האירוע? תאריך ושעה מדויקים. בוקר, צהריים או ערב?
• איפה האירוע? בבית שלכם? בגינה? באולם קטן? במשרד?
• כמה אורחים יהיו? חשוב לדעת בערך כמה אנשים יגיעו, כי זה משפיע מאוד על כמות האוכל שצריך.
• מה האווירה שאתם רוצים ליצור? רשמית? קלילה וכיפית? האוכל וההגשה עוזרים ליצור את האווירה הזו.

לדוגמה, קייטרינג לראש השנה או לסוכות דורש תכנון מיוחד. תוכלו לקרוא על כך כאן: קייטרינג לראש השנה בכשרות בד"צ העדה החרדית וגם קייטרינג לסוכות בכשרות בד"צ העדה החרדית.

חשבו על האוכל שאתם רוצים

איזה אוכל אתם אוהבים? מה האורחים שלכם אוהבים? האם יש אורחים עם צרכים מיוחדים (אלרגיות, צמחונים, טבעונים)?

• איזה סוג אוכל? יש חברות קייטרינג שמתמחות בסוגים מסוימים של אוכל (למשל, אוכל ביתי, אוכל איטלקי, ברביקיו).
• מנות עיקריות, תוספות, סלטים, קינוחים? חשבו על תפריט כללי.
• האם יש צרכים מיוחדים? חשוב מאוד לדעת אם יש אורחים עם אלרגיות (לבוטנים, לגלוטן, למוצרי חלב), או כאלה שלא אוכלים סוגי בשר מסוימים, או צמחונים/טבעונים. חברת קייטרינג טובה תדע איך להתאים את עצמה.

הכנה זו תעזור לכם מאוד בשיחה הראשונה עם חברת הקייטרינג. אתם תראו להם שחשבתם על האירוע שלכם לעומק.

השיחה הראשונה: בניית גשר של הבנה

אחרי שבחרתם חברת קייטרינג שאתם חושבים שתתאים (למשל, אחרי שראיתם את האתר שלהם כאן), הגיע הזמן לדבר איתם.

השיחה הראשונה היא כמו היכרות. אתם מספרים להם על האירוע שלכם, והם מספרים לכם איך הם יכולים לעזור. היו ברורים ומסודרים כשאתם מסבירים להם את הפרטים שאספתם בהכנה המקדימה:

• סוג האירוע, תאריך, שעה, מיקום.
• מספר מוערך של אורחים.
• רעיונות כלליים לסוג האוכל שאתם מעוניינים בו.
• כל צורך מיוחד שיש לכם (אלרגיות, העדפות תזונתיות).

בשלב זה, חברת הקייטרינג כנראה תשאל אתכם שאלות נוספות כדי להבין טוב יותר את הצרכים שלכם. תהיו פתוחים לענות ולהקשיב להצעות שלהם. זכרו, הם מומחים בתחום ויכולים לתת לכם רעיונות טובים שאולי לא חשבתם עליהם.

פירוט הדרישות והתאמת התפריט

אחרי השיחה הראשונית, בדרך כלל עוברים לשלב של פירוט גדול יותר. זה השלב שבו ממש מתחילים לבנות את התפריט והשירותים שיתאימו בדיוק לאירוע שלכם.

מה כלול בשירות?

חשוב מאוד להבין בדיוק מה חברת הקייטרינג מספקת ומה אתם צריכים לספק בעצמכם. אל תתביישו לשאול!

• האם הקייטרינג כולל רק את האוכל המבושל?
• האם הם מביאים גם כלי אוכל (צלחות, סכו"ם, כוסות)?
• האם הם מביאים שולחנות וכיסאות?
• האם הם מביאים מפות ומפיות?
• האם הם מספקים שתייה? איזה סוג?
• האם הם אחראים על הגשה? כמה מלצרים יהיו?
• האם הם אחראים על ניקיון בסוף האירוע (פינוי כלים, שיירים)?

כל הפרטים האלה חשובים מאוד לתכנון הכולל של האירוע.

בניית התפריט המדויק

זה החלק הטעים! בשלב הזה מדברים על המנות עצמן. תסתכלו על התפריטים שהחברה מציעה. אל תפחדו לבקש שינויים או התאמות. לדוגמה, אם אתם אוהבים סוג מסוים של סלט או רוצים מנה עיקרית ספציפית שלא מופיעה בתפריט הרגיל, שאלו אם אפשר להוסיף אותה או להחליף מנה אחרת.

חשוב לדבר גם על כמויות. חברת קייטרינג טובה תדע להעריך כמה מכל מנה צריך כדי שיהיה מספיק לכולם, אבל לא יותר מדי בזבוז. ספרו להם שוב את המספר המדויק של האורחים (או הערכה טובה ככל האפשר).

אל תשכחו לדבר שוב על הצרכים המיוחדים: לוודא שיש מספיק אפשרויות לצמחונים/טבעונים, ולבקש שהמנות לבעלי האלרגיות יסומנו בבירור ויוגשו בנפרד אם צריך.

טיפ חשוב: אם אפשר, בקשו לטעום כמה מנות מהתפריט שאתם שוקלים. זה כמו לטעום גלידה לפני שאתם מחליטים איזה טעם לקנות!

דברים נוספים לדבר עליהם

יש עוד כמה דברים שחשוב לדבר עליהם כדי למנוע הפתעות ברגע האחרון.

זמנים ותיאומים

מתי הצוות של הקייטרינג מגיע למקום האירוע? מתי הם מתחילים להגיש את האוכל? מתי הם מסיימים ומפנים? חשוב לתאם את הזמנים האלה כדי שיתאימו ללוח הזמנים של האירוע שלכם.

• שעת הגעה: כמה זמן מראש הם צריכים להגיע כדי להתארגן?
• שעת הגשת האוכל: מתי אתם רוצים שהאוכל יהיה מוכן להגשה? (למשל, אחרי קבלת הפנים, או בזמן מסוים).
• שעת סיום ופינוי: מתי הם מסיימים את השירות ומפנים את הציוד?

סידורי ההגשה

איך אתם רוצים שהאוכל יוגש? יש כמה אפשרויות:

• בופה (מזנון): האוכל מונח על שולחן ארוך והאורחים ניגשים ובוחרים מה שהם רוצים. זו אפשרות קלילה שמעודדת אינטראקציה.
• הגשה לשולחנות (סרוויס): המלצרים מגישים את המנות ישירות לשולחנות האורחים. זו אפשרות יותר רשמית.
• הגשה בסגנון משפחתי: קערות ומגשים מונחים על השולחנות והאורחים מעבירים אותם ביניהם.
• עמדות הגשה: עמדות קטנות ומעוצבות שבהן מגישים סוג מסוים של אוכל (למשל, עמדת פסטה, עמדת סלטים).

בחרו את סגנון ההגשה שמתאים לאווירה שאתם רוצים ליצור ולאופי האורחים שלכם, וודאו שחברת הקייטרינג יכולה לספק אותו.

ציוד וכוח אדם

בררו איזה ציוד חברת הקייטרינג מביאה איתה (תנורים ניידים, שולחנות הגשה, כלי הגשה) וכמה אנשי צוות יהיו באירוע (שפים, מלצרים, מנהל אירוע). ודאו שמספר אנשי הצוות מתאים לגודל האירוע ולסגנון ההגשה שבחרתם.

סיכום הכל בכתב

אחרי שדיברתם על כל הפרטים האלה, חשוב מאוד לבקש שהכל יהיה מסוכם בכתב. זה יכול להיות בחוזה רשמי או לפחות במסמך מסודר שמפרט את כל מה שסיכמתם. זה כמו לכתוב סיכום של שיעור חשוב – זה עוזר לזכור הכל ולהיות בטוחים.

מה כדאי שיהיה בסיכום הכתוב:

• תאריך ושעת האירוע המדויקים.
• מיקום האירוע.
• מספר האורחים הסופי (או הכי מדויק שאתם יכולים לתת).
• התפריט המפורט של כל המנות, כולל מנות מיוחדות (למשל, מנות לטבעונים או ללא גלוטן).
• פירוט השירותים הכלולים: הגשה (איזה סגנון?), כלי אוכל, כלי הגשה, שתייה, צוות (כמה אנשים?).
• זמנים מוסכמים (הגעה, הגשה, פינוי).
• כל סידורים מיוחדים אחרים שסוכמו.

קריאה של הסיכום הכתוב והשוואה לוודא שכל מה שסוכם בעל פה אכן כתוב, עוזרת למנוע אי-הבנות בעתיד.

תהליך הבחירה של קייטרינג הוא חשוב, והשיחה עם חברת הקייטרינג היא חלק בלתי נפרד ממנו. כאן תוכלו למצוא עוד טיפים לבחירת קייטרינג: כיצד לבחור קייטרינג.

שאלות שכדאי לשאול את עצמכם ואת חברת הקייטרינג

כדי לוודא שכיסיתם את כל הנקודות החשובות, הנה כמה שאלות שיכולות לעזור לכם:

נושא	שאלות שכדאי לשאול
תפריט	האם התפריט מתאים לסוג האירוע והאורחים? האם יש מנות מיוחדות לצרכים תזונתיים שונים? האם אפשר לבצע שינויים בתפריט הסטנדרטי? האם אפשר לטעום את האוכל לפני כן?
שירות	מה סגנון ההגשה (בופה, סרוויס)? כמה אנשי צוות יגיעו לאירוע? האם השירות כולל הגשה ופינוי? האם הם מביאים כלי אוכל וכלי הגשה?
לוגיסטיקה	מתי צוות הקייטרינג מגיע למקום? מתי האוכל יהיה מוכן להגשה? מתי מסתיים השירות והם מפנים את הציוד? האם יש להם ניסיון בקייטרינג במקום שבחרתם (בבית, בגינה, במשרד)?
סידורים מיוחדים	האם יש צורך באישור כלשהו למקום האירוע (למשל, הפעלת גז או חשמל)? האם יש צורך בציוד מיוחד שהקייטרינג לא מספק (למשל, גנרטור אם האירוע בחוץ)?

הטבלה הזו יכולה לשמש כרשימת בדיקה קטנה לפני ואחרי השיחה עם חברת הקייטרינג.

החשיבות של תקשורת טובה

בסופו של דבר, הדבר הכי חשוב ב"משא ומתן" עם חברת קייטרינג, או יותר נכון בשיחה ותכנון איתם, הוא תקשורת טובה. להיות ברורים לגבי הציפיות שלכם, לשאול את כל השאלות שיש לכם, ולהקשיב היטב למה שהם אומרים ומציעים. חברת קייטרינג טובה רוצה שהאירוע שלכם יהיה מוצלח בדיוק כמוכם!

כמו שאתם לומדים איך לבשל בבצק טירנואות בצבע הגנה לישראל או כל מנה אחרת, יש שלבים שצריך לעקוב אחריהם כדי שהתוצאה תהיה מושלמת. תכנון האירוע עם קייטרינג הוא דומה – עבודה משותפת ומסודרת מובילה לתוצאות הכי טובות.

כשאתם בוחרים חברת קייטרינג, אתם למעשה בוחרים שותפים לתכנון האירוע שלכם. שותפים שיעזרו לכם להפוך את החלום למציאות טעימה ומרשימה. אל תהססו להשקיע זמן ומחשבה בשיחות איתם. זה ישתלם לכם באירוע שמח ומוצלח, שכולם יזכרו לטובה!

לאתר הבית של Elderberry Catering.