רשימת תיוג לאירוע קייטרינג היא רשימה מסודרת של דברים שצריך לסגור ולבדוק לפני אירוע, לפי סדר זמנים. קייטרינג אלדרברי מלווה אירועים בשרי בהשגחת בד״ץ העדה החרדית ירושלים, ובכל הארץ, והרשימה הזאת מבוססת על הדברים שחוזרים באירועים רבים. היא כללית, ותצטרכו להתאים אותה לאירוע שלכם.
מה לעשות חודשים לפני האירוע?
זה השלב שבו נקבעים הדברים הגדולים. כל פריט כאן משפיע על ההמשך, ולכן כדאי לא לדחות:
- לקבוע תאריך ולבדוק זמינות של הקייטרינג והמקום.
- להחליט על מספר מוזמנים משוער ועל סוג הסעודה.
- לבדוק שהמקום מתאים לכשרות ולהשגחה שנדרשת באירוע.
- לבקש הצעת מחיר מפורטת ולהשוות אותה, כפי שמוסבר בהצעת מחיר.
- לשמור את התאריך בהסכם כתוב.
מה בודקים שבועות לפני האירוע?
בשלב הזה אפשר לדייק את הפרטים. כדאי להתעכב על כל אחד מהם ולא להשאיר אותם לרגע האחרון:
- לסגור את התפריט הסופי, כולל מנות ראשונות, עיקריות, תוספות וקינוחים פרווה.
- לבדוק אם יש אלרגיות והגבלות בקרב האורחים ולהעביר אותן לקייטרינג.
- לתאם עם הקייטרינג את לוח הזמנים: מתי הצוות מגיע ומתי מתחילה ההגשה.
- לאשר סגנון הגשה, בופה או צלחת, בהתאם למקום ולקהל.
- לוודא מה האולם מספק ומה הקייטרינג מביא.
מה עושים בשבוע האחרון?
כאן מעדכנים את המספר הסופי. אורחים מבטלים ואחרים מתווספים, וקייטרינג צריך את המספר כדי לחשב כמויות. ראו הסבר על כך בכמה בשר להזמין לאירוע.
בנוסף, כדאי לאשר שוב את שעות ההגעה, לוודא שיש גישה נוחה להכנסת ציוד ואוכל, ולהעביר לקייטרינג איש קשר שיהיה זמין באירוע עצמו. אם משלמים מקדמה או יתרה, שימו לב לתאריכים.
מה בודקים ביום האירוע?
ביום עצמו הדברים פשוטים יותר כשההכנה טובה. עדיין, כדאי שמישהו מהמשפחה או מהמארגנים יעבור על הנקודות הבאות:
- הצוות והמשגיח הגיעו בזמן, והעמדות הוקמו.
- הציוד מוכן, והמקום נקי ומסודר.
- מוודאים שהקינוחים פרווה ושאין שאלות פתוחות בנושא כשרות.
- האורחים עם האלרגיות יודעים איזו מנה מתאימה להם.
- מי שאחראי מטעמכם יודע מי איש הקשר מטעם הקייטרינג.
ומה אחרי האירוע?
אחרי הסעודה בודקים שהכול פונה, וסוגרים עניינים כספיים לפי ההסכם. אם היה משהו שלא עבד טוב, כדאי לדווח עליו לקייטרינג בצורה עניינית, ואם היה משהו שהצליח, זה גם שווה אזכור. מי שמתכנן את האירוע הבא ירוויח מזה, וגם הקייטרינג יוכל להשתפר מניסיון לניסיון. בנוסף, שמרו את ההצעה, את התפריט הסופי ואת הרשימה הזאת במקום אחד, כי הם יעזרו לכם בכל אירוע עתידי.
אם עדיין לא התחלתם, אפשר להתחיל מהזמנת קייטרינג בשרי שלב אחר שלב, או לפנות ישירות לקייטרינג בשרי לתיאום הצעה.
שאלות נפוצות
מתי מתחילים להשתמש ברשימת תיוג?
ברגע שנקבע תאריך. הפריטים הראשונים הם בדיקת זמינות, בחירת מקום והצעת מחיר, והיתר מתווסף בהמשך.
מה הכי חשוב לבדוק ביום האירוע?
שהצוות והמשגיח הגיעו, שהעמדות מוכנות ושהקינוחים פרווה. כדאי לוודא שמישהו מטעמכם אחראי על קשר עם הקייטרינג.
האם אפשר להתאים את הרשימה לסוג אחר של אירוע?
כן. היא כללית, ובאירוע קטן כמו אזכרה אפשר לדלג על חלק מהסעיפים. בחתונה כדאי להוסיף סעיפים משלכם.
מי אחראי על הרשימה, אני או הקייטרינג?
הקייטרינג אחראי על האוכל והשירות, ואתם על פרטי האירוע. כדאי לחלק תפקידים כבר בשיחה הראשונה.
מתי מעדכנים מספר אורחים סופי?
בדרך כלל בשבוע האחרון, או במועד שנקבע בהסכם. שאלו את הקייטרינג מה המועד האחרון לשינוי כמויות.