קייטרינג חיצוני לאולם הוא קייטרינג שמכין ומגיש אוכל באולם שאינו שלו. כדי שזה יעבוד בכשרות מלאה, צריך לתאם מראש בין האולם, הקייטרינג וההשגחה: מי מכשיר את המטבח, באיזה ציוד משתמשים, ומה שעות העבודה של כל צד.
למה זה לא פשוט?
אולם שעובד עם קייטרינג קבוע כבר מוכן לכשרות מסוימת. כשמגיע קייטרינג אחר, צריך לוודא שהמטבח, הכלים והמקררים עומדים בדרישות של ההשגחה החדשה. בלי תיאום מוקדם, זה מסתיים בדחיית ההכנות או בהוצאה כספית של הרגע האחרון.
רשימת תיאום לפני האירוע
כדאי לעבור על הנקודות האלה עם האולם:
- האם האולם מוכן לקבל קייטרינג חיצוני, ובאילו תנאים?
- מי אחראי על הכשרת המטבח, ומתי היא נעשית?
- האם יש כלים וציוד שמתאימים להשגחה, או שהקייטרינג מביא משלו?
- איך נכנס הציוד, ובאיזו שעה אפשר להתחיל להכין?
- איפה מאחסנים את המזון עד ההגשה?
מה עושים כשהאולם אומר לא?
יש אולמות שמחייבים קייטרינג פנימי. במקרה כזה אפשר לבדוק אם יש חריג לאירועים מסוימים, או לשקול מקום אחר. לפעמים מספיק לתאם שיחה ישירה בין נציג האולם לבין הקייטרינג, וזה פותר את רוב החששות.
ואם יש מקום שאתם מתים עליו, שלחו לנו את הפרטים. נבדוק מה נדרש כדי לעבוד שם.
שעות עבודה ולוח זמנים
אולם עם כמה אירועים בשבוע לא תמיד פנוי להתחיל להכין בבוקר. צריך לקבוע מראש מתי הקייטרינג נכנס, מתי המטבח מוכן ומתי אפשר לפרוק. עיכוב של שעה בהכנות יכול להזיז את כל תחילת הסעודה.
בנוסף, שאלו מתי צריך לפנות את המקום בסיום. אירוע שמתארך אל תוך הלילה מצריך תיאום עם האולם, עם הצוות ועם ההשגחה.
מה קורה ביום האירוע עצמו?
ביום האירוע הצוות מגיע לפי השעה שנקבעה, והמשגיח לרוב נמצא כבר בשלב ההכנות. מפרקים את הציוד, בודקים שהמטבח מוכן, ומתחילים בהכנה או בחימום של מה שהגיע מוכן מהמטבח הראשי.
כדאי לקבוע מראש איש קשר אחד מטעם האולם ואחד מטעם הקייטרינג, שעונים לטלפון בזמן אמת. אם יש תקלה בחשמל, בתנור או בכניסה, מי שמוסמך להחליט נמצא שם ופותר אותה מהר.
ובסוף האירוע, כדאי לסכם יחד את הפינוי, את הכלים ואת השאריות. סיכום קצר במקום חוסך מחלוקות למחרת.
מה כדאי לכתוב בחוזה?
כדאי לרשום מי אחראי על מה: המטבח, הציוד, הפינוי, ההשגחה והעלויות הנלוות. מסמך קצר וברור מונע חילוקי דעות, ומי שרוצה לבדוק את הנושא לעומק יכול לקרוא גם על הצעת מחיר ושקיפות.
מה בתחום האחריות של הקייטרינג?
הקייטרינג מתאם את ההכנה, ההובלה וההגשה מול ההשגחה. בשאלות על אולם ספציפי, שלחו לנו את שם המקום ונברר מה נדרש. פירוט על עבודה עם משגיח כשרות נמצא במדריך נפרד.
ומה עם התכנון הכללי?
תיאום הכשרות הוא רק חלק מההכנה. מי שמתכנן חתונה יכול להמשיך אל קייטרינג בשרי לחתונה כדי לראות איך זה משתלב בתכנון, ומי שבוחר מקום בירושלים יכול לקרוא על קייטרינג לאירועים בירושלים.
שאלות נפוצות
אפשר להביא קייטרינג חיצוני לכל אולם?
לא תמיד. חלק מהאולמות עובדים רק עם קייטרינג שלהם, ולכן הדבר הראשון הוא לשאול.
כמה זמן מראש כדאי לתאם?
מוקדם ככל האפשר, ולפחות כמה שבועות לפני האירוע.
האם הקייטרינג מביא ציוד?
זה משתנה בין אירועים, וההסדר נקבע בהצעה.
מי משלם על הכשרת המטבח?
זה נקבע מול האולם. כדאי לשאול מראש ולרשום בחוזה.