כדי לבחור חברת קייטרינג, תצטרך לשאול מספר שאלות. יש מדריכים מקוונים רבים עם מידע על קייטרינג מקומי. כדי לצמצם את החיפוש, חפש חברה שיש לה את הביקורות הטובות ביותר, שנמצאת בקרבת מקום ומגיבה במהירות לשאלותיך. לבקש המלצות מחברים או ספקים היא גם דרך טובה למצוא קייטרינג.
שאלות שיש לשאול קייטרינג
כשאתה בוחר קייטרינג לאירוע הבא שלך, וודא שאתה שואל על המחירים והתפריטים שלו. חלק מהקייטרינגים מציעים חבילות תפריט קבוע, אבל אולי תרצו להתאים אישית את תפריט האירוע שלכם ולערוך חבילות כך שיתאימו לצרכים הספציפיים שלכם. כדאי גם לשאול לגבי תנאי התשלום שלהם. רוב הקייטרינגים דורשים 50% מהתשלום הכולל מראש, והיתרה אמורה להיות ביום האירוע. ודא שאתה לא משלם את כל החשבון מראש, שכן תכנון אירועים הוא תהליך מסובך.
שאלה חשובה נוספת שיש לשאול קייטרינג היא על הניסיון שלו. אם הם עוסקים זמן רב, זה יהיה אינדיקציה טובה לרמת המומחיות שלהם. חשוב גם לדעת אם יש להם ביטוח ורישיון. חלק מהמקומות דורשים שיש להם רישיון לקייטרינג, וחלק דורשים תעודת ביטוח. בצפון קרוליינה, למשל, תצטרך להיות בעל רישיון אם אתה מתכוון לארגן אירוע בבית פרטי. אולם אופי עוגות פטורים מחוק זה.
שאלה נוספת שיש לשאול קייטרינג היא לגבי המדיניות שלהם לגבי שאריות. הקפד לשאול על המדיניות שלהם לגבי שימוש חוזר במזון ומשקאות. חלק מהקייטרינגים יספקו בשמחה שקיות דוגי לשאריות, בעוד שאחרים ידרשו מכם לספק את המיכלים. שאל על הנושא הזה מראש כדי למנוע הפתעות.
שאלה מכרעת נוספת שיש לשאול קייטרינג היא על ניסיונו ועבודתו בעבר. גלה אם הם טיפלו בעבר באירועים דומים לשלך ובקשו דוגמאות. אם יש להם, בקש מהם לספק תמונות וסרטונים של אירועי עבר. כמו כן, בקשו מהם לספק לכם דוגמאות מהמנות שלהם. זה יעזור לך לקבוע אם הם מתאימים לאירוע שלך.
בנוסף למענה על שאלות אלו, כדאי לברר גם על השירותים שלהם. האם הם כוללים עריכת שולחנות? האם הם מספקים כלי כסף או כלי זכוכית? אם כן, שאל אם השירותים הללו כלולים בתשלום שלהם. חשוב לציין שחלק מהקייטרינגים אינם מספקים את השירות הזה, ועליכם להיות מודעים לכך.
חתימה על חוזה עם קייטרינג
חוזים חשובים בכל עסק, והקייטרינג אינו יוצא מן הכלל. הם מגדירים ציפיות משני הצדדים, ומגדירים בצורה ברורה את אחריות הלקוח והקייטרינג. על ידי חתימת חוזה עם הקייטרינג שלך, אתה ממזער את הסיכון של אי הסכמות או אי הבנות, ומבטיח אירוע חלק.
חוזה גם עוזר להגן הן על הלקוח והן על הקייטרינג. היא קובעת את הפרמטרים לשירותי חברת הקייטרינג, ונותנת את הטון לכל עסקאות עתידיות. זה גם מגן על הקייטרינג מכל מחלוקת שעלולה להתעורר, וזה גם עוזר למנוע ניהול כושל פיננסי.
חוזה אפקטיבי צריך לכלול פירוט של השירותים המוצעים על ידי הקייטרינג, לרבות עלות המזון והשתייה. זה גם חייב להתוות לוחות זמנים לתשלומים. רוב הקייטרינגים דורשים הפקדה ראשונית, ותשלום שני לפני מועד האירוע. התשלום הסופי משולם בדרך כלל לאחר האירוע, וכל שירותים נוספים צריכים להיות רשומים בחוזה. יתרה מכך, חוזה צריך לרשום את שמות הצדדים, המקום ותאריך האירוע.
אם אינכם בטוחים לגבי מספר השרתים הדרושים, כדאי תמיד לבדוק עם החוזה של הקייטרינג. יש לציין את מספר השרתים הדרושים להגשת האוכל, מספר השרתים לאדם והשירותים הדרושים לך. החוזה צריך לכלול גם הוראה להגשת שאריות, אם ישנן.
הסכמי קייטרינג נפוצים במגזר העסקי והחברתי. בתי חולים ובתי ספר שוכרים לעתים קרובות קייטרינג כדי להבטיח אספקה סדירה של מזון. במקרים אחרים, מארגני חתונות ומארגני אירועים יתקשרו בהסכמים עם קייטרינג. חוזים אלו יכולים להשתנות, אך הסוגים הנפוצים ביותר הם הסדרים לטווח ארוך.
בעת בחירת קייטרינג, חפש הסמכות ופרסים. השבחים הללו הם עדות ליכולות של קייטרינג. אישור משרד הבריאות מבטיח שעסק קייטרינג מורשה ועומד בתקנות הבריאות והבטיחות. ביטוח אחריות חשוב לכל קייטרינג המגיש אלכוהול.
החוזה צריך לכלול גם מדיניות ביטול ברורה. סעיף זה עשוי לכלול סולם הזזה להחזרים, או שפה אחרת כדי להגן עליך במקרה של אי ביצוע. אחרי הכל, אי אפשר לשלוט בכל הנסיבות, כולל מזג האוויר, ולכן חיוני להבין מה קורה אם האירוע יתבטל.
קבלת הצעה מקייטרינג
אם אתם מתכננים חתונה או אירוע אחר, כדאי לקבל הצעה מקייטרינג לפחות כמה חודשים מראש. ההצעה צריכה לפרט את הפריטים שיהיו בתפריט שלך, ועליך לדון בפרטים עם הקייטרינג. אתה צריך לקבל הצעה מיותר מקייטרינג אחד כדי שתוכל לצמצם את האפשרויות שלך. קבלת הצעה תיתן לך גם הזדמנות לבצע שינויים בתפריט שלך, במידת הצורך.
חשוב להבין את עלות העסקת קייטרינג. רבים מהם מתמחרים את השירותים שלהם על בסיס דולר לאדם. לפני שתחליטו על קייטרינג, דאגו לדעת מה גובה התקציב הכולל שלכם, וחלקו את הנתון הזה במספר המוערך של האורחים. ככל שיש לקייטרינג יותר מידע, כך גדל הסיכוי שהוא יוכל לספק הצעה במסגרת התקציב שלך.
הצעה צריכה לכלול גם מידע על כמה עובדים יעבדו באירוע. ודא שלקייטרינג יש מספיק צוות כדי לטפל במספר המשתתפים. קייטרינג רבים מציעים רמות איוש שונות, מה שיכול לעשות הבדל גדול בשירות הניתן לאורחים שלכם. אתה רוצה שיהיה לך צוות שמסוגל לשמור על האורחים שלך מאכילים ונוחים.
הצעה טובה צריכה לכלול גם מכתב מקדים. מכתב זה הוא לעתים קרובות הדבר הראשון שלקוחות רואים כשהם קוראים את ההצעה שלך, כך שזו הזדמנות עבורך ליצור רושם ראשוני נהדר. אז זה הכרחי שזה מהשורה הראשונה. ויקיפדיה מגדירה מכתב כיסוי כ"מכתב המציג חברה ללקוחות פוטנציאליים". אם המכתב המקדים שלך אינו תואם, הלקוח שלך עשוי להיות סקפטי לגבי בחירתך.
הצעה צריכה גם לפרט את כל העלויות הכרוכות באירוע. חלק מהקייטרינגים כוללים את כל העלויות הללו בהצעה הסופית שלהם, בעוד שאחרים משאירים חלק בחוץ. הקפד לשאול על כל עלויות נסתרות בהצעה שלך לפני חתימה על חוזה עם קייטרינג. לדוגמה, אם אתה שוכר קייטרינג למקום מחוץ למתחם, עליך להיות מודע לכל עמלות התקנה, תקלה וחיתוך עוגות.
משא ומתן עם קייטרינג
בעוד שמשא ומתן עם קייטרינג יכול להיראות מאיים, חשוב לא לתת לפחד להתמקח לעצור אותך. על ידי שאילת שאלות פשוטות והכנת שיעורי בית, תוכל ליצור איזון בין איכות לכמות, כמו גם תמחור ידידותי לתקציב. בדרך זו, יהיה לך אירוע שהוא לא רק הצלחה עבור האורחים שלך, אלא גם טוב לשורה התחתונה שלך!
לאירועים גדולים, הקמת מספר שולחנות עם קורסים שונים לאורחים שונים היא רעיון חכם. עודדו את האורחים להגיש מהשולחן שהם מעדיפים. עם זאת, כמו בכל משא ומתן, חשוב לזכור כי חוזים לוקחים זמן. ככזה, עליך לתכנן מראש ולאפשר מספיק זמן לתהליך התכנון. אחרת, אתה מסתכן שיש ספק שכופה מועד אחרון או מעלה מתעניינים אחרים.